Tipy ako usporiadať skvelý kongres či konferenciu
- streda, 21. august 2019
- PR články
Nepodceňujete prípravu
Ujasnite si aký typ podujatia idete organizovať a čo je jeho cieľom. Od toho sa odvíja aj cieľové skupina ľudí, ktorú by ste mali osloviť, resp. pozvať. Skôr ako rezervujete na vybraný termín dobrý kongres hotel a objednáte catering, mali by ste poznať rozpočet.
Financie je možné získať od sponzorov, ale taktiež je bežné, že účastníci platia vstupné. Samozrejme sa ale potom očakáva, že úroveň akcie bude adekvátna výške vstupného. Keď je jasné s akým finančným rozpočtom môžete pracovať, je čas vybrať si vhodné miesto.
V správnom čase na správnom mieste
Miesto konania nemusí byť práve v hlavnom meste, ale ak to bude hotel v peknej lokalite mimo mesta, určite to účastníci ocenia. Určite ale berte do úvahy aj to, odkiaľ budú musieť vaši klienti alebo účastníci cestovať a pokúste sa im vyjsť podľa možnosti v ústrety.
Priestory by mali zodpovedať štýlu akcie, pretože nie vždy je nutné mať nóbl akciu, kde sú nutné štýlové pánske obleky. Samozrejme termín a miesto konania by mali byť oznámené s dostatočným predstihom, vyhnite sa termínom okolo sviatkov a cez prázdniny.
Zabezpečte catering
Ak sa koná akcia v hoteli obvykle, vám dokážu zabezpečiť aj občerstvenie. Okrem toho, že vám to ušetrí dosť času a vybavovačiek, bude vás to zrejme stáť aj menej peňazí. Ani s občerstvením to ale nie je až také jednoduché. Veľa ľudí trpí alergiami alebo intoleranciami napríklad na lepok či laktózu a myslieť treba aj na vegetariánov. Pri výbere menu preto zvažujte aj tieto faktory. Pestrá by mala byť aj ponuka alko a nealko nápojov.
